Digital Brain – Pokazuję jak buduję swoją firmę.

Automatyczne postowanie w social media

Automatyczne postowanie w social media

Podsumowanie
Wpis wprowadzi Cię w historię, w jaki sposób zautomatyzowaliśmy dodawanie contentu na social media agencji yellowgray. Jakie były problemy i jakie ogarnąłem sobie rozwiązanie.

Dzięki automatyzacji:

  • zaoszczędziliśmy około 27 600 zł netto,
  • zaoszczędziliśmy przeszło 120 RBH (roboczogodzin),
  • zminimalizowaliśmy błędy interfejsu białkowego.

Problemy:

  • brak czasu na dodawanie contentu,
  • zespół zajęty ważniejszymi rzeczami, a nie jakimiś socialami,
  • kanał social media większości firm to wydmuszka, nasz cel (jest, to już dużo) nie jest wydmuszką.

Cel:

  • aktywność w profilach social media,
  • wirtualne (kolejne) portfolio,
  • dodatkowy (jakiś) punkt styku z potencjalnym klientem.

Powyżej przeczytałeś streszczenie wpisy – dalej jest tylko nudno.

Rys historyczny

Social Media w małej firmie to koszmar

W firmie mieliśmy wielokrotnie podejście do tematu publikacji w mediach społecznościowych. Tego, co robimy. Nigdy tego nie pociągnęliśmy długo.

Słomiany zapał?

Obrane ruchy zazwyczaj działały na pierwsze dwa może cztery publikacje. Później aktywność na profilach umierała na kolejne miesiące.

Można powiedzieć słomiany zapał… i tak… i nie… jako mała firma, nie mamy zasobów do bycia wszędzie, gdzie tego zapragniemy.

Brakło nam godzin w dobie na prowadzenie swoich profili. To nie spinało się czasowo. A tym bardziej finansowo.

Prawda objawiona: Deleguj mordeczko…

Spoko, okej… zgadzam się. Dlatego oddelegowaliśmy to automatyzacji. A jeżeli chodzi o człowieka, to nie jest rozwiązanie naszego problemu.

Easy, już tłumaczę dlaczego.

Po pierwsze: musimy wiedzieć, co chcemy publikować. Jeżeli zatrudnimy kogoś do wykonania tych czynności, ta osoba musi otrzymać od nas materiały, na podstawie których wykona robotę.

Bądźmy realistami, osoba z zewnątrz nie będzie wiedziała jakie projekty wykonaliśmy, nie będzie znała smaczków projektowych. W zasadzie to ona nic nie będzie wiedziała.

Więc należy jej to przedstawić. Czy to rozwiązuje problem? Nie, może chwilowo.

Długoterminowo pewnie taka osoba musi się w firmie pojawić, która zajmie się tylko i wyłącznie komunikacją (pewnie, niekoniecznie, może).

Po drugie: Nie przekażemy tych danych, to ktoś zacznie czarować w to, co czarują inne firmy z naszej branży…

Jak obserwuje inne firmy, w jaki sposób prowadzą social media i piszą o rzeczach, które z mojego punktu widzenia nie mają totalnie sensu, zero uzasadnienia.

To mi się nie dobrze robi, nie chcę czegoś takiego u siebie.

Zastanów się Ty jako przedsiębiorca, który poszukujesz firmy, która wykona Ci projekt graficzny (whatever) wpadasz na media firmowe, a tam quizy ze znajomości kolorków pantone (taka paleta barw), informacja o dniu pączusia, ciekawostki ze świata.

Czy chcesz Ty jako przedsiębiorca, zobaczyć projekty, jakie wykonała ta firma i podjąć decyzję, czy odezwać się do tej firmy?

Jak masz odpowiedź i chcesz się nią ze mną podzielić to wbij na privka, chętnie wysłucham.

Po trzecie: mamy własne procesy robienia roboty, obsługi klienta, chcę mieć spójność, a nie rozbieganie się w hasłach reklamowych, niespełnionych i niespełnialnych obietnic w stosunku do klienta.

Czy potrzebujemy social media?

Zadałem sobie to pytanie. Rozrysowałem sobie to w miro.
Poprzyklejałem żółte karteczki w kolumnach „ZA” i „PRZECIW”

Więcej karteczek było w kolumnie „ZA”. Dlatego jesteśmy tutaj, a ty to czytasz.

Obrałem sobie dwa główne cele

  • zwiększyć liczbę punktów styku z potencjalnymi odbiorcami (aktywność)
  • stworzyć coś w rodzaju (kolejnego) portfolio

Wiemy o tym, że klienci, z którymi się kontaktuję, sprawdzają nas na wszelakie możliwości. Od wpisów rejestrowych po wyszukiwanie w social media.

W mojej opinii jesteśmy lekko wyjątkowi – nie anonsujemy się.
W zestawieniu z innymi firmami wyglądamy jak „widmo”. Jesteśmy, ale nas nie widać.

Możliwe, że uruchomienie publikacji pozwoli takim klientom, zobaczyć aktywność i upewnić się, że nie jest to firma wydmuszka i widmo.
A pokazać naprawdę mamy co. Spokojnie można powiedzieć, że posiadamy setki materiałów, które wystarczy odpowiednio przygotować i w heja w świat.

Jak to robimy dalej?

Znając już problemy, przez które nie wyszło nam wcześniejsze publikowanie (dla przypomnienia głównie brak czasu)

Podszedłem do rozkminienia, w jaki sposób można to zmienić, biorąc pod uwagę fakt, że nie zatrudniamy nikogo z zewnątrz.

Wpadłem na pomysł, skoro w jednym okresie nie ma problemu z egzekucją, tylko problem pojawia się w skali długoterminowej.

To trzeba to wszystko pierdol… w moment… na raz. Zrobić wszystko za jednym zamachem. Jeden raz na długi czas, a później będziemy się martwić.

Teraz do dzieła.

Krótka analiza tego co potrzebujemy

Trudne zadanie, musimy zrobić to prosto. Bez komplikowania sprawy. Rzeczy mają się dziać.

Zadałem sobie pytanie, czego potrzebujemy: posty.
Co mamy: nie wiem.

Rachunek sumienia

Zrobiłem sobie rachunek sumienia projektów i rzeczy, które już mamy wykonane i które należałoby jedynie doszlifować na soszialki.

Przelot, przeklikanie się przez dysk Googlowski- przy okazji dziesiątki pomysłów jak zoptymalizować, archiwizować projekty i tworzyć wewnętrzne materiały, to na inny wpis.

Większość wartych uwagi materiałów umieściłem w Miro. O swoją drogą mega polecam to narzędzie. Kocur.

Oznaczyłem i opisałem, które materiały powinny być docięte, zmodyfikowane. Przy zachowaniu zdrowego rozsądku, aby to nie były tworzone od zera projekty.

Określiłem się co potrzebuje. Co dalej?

Dalej tylko wrzucenie w kolejkę do wykonania.
Tutaj już do działania wkracza grafik. Nie miał łatwego zadania.

W efekcie prac powstało grubo ponad 200 różnych grafik i animacji.
Dużo… dużo więcej materiałów.

Jak dodać przeszło 200 grafik i animacji na social media?

Więc kto będzie to dodawał?
Na pewno nie ja, bo dodanie jednego zajmuje mi przy dobrych wiatrach, aż 14 minut.

Mając na uwadze, że jest ich ponad dwieście, 200 grafik. To mamy przeszło tydzień dodawania ręcznie dzień w dzień przez 8 godzin.

Bądźmy realistami, nie potrwa to tydzień a przeszło miesiąc. I mówimy tutaj tylko o jednym kanale social media. A mamy ich na dzień dobry dwa.

Musimy to zrobić na raz, bo inaczej znowu nam się to rozwieje w czasie.

Delegowanie i interfejs białkowy

Delegowanie? Absolutnie nie. Interfejs białkowy jest bardzo podatny na błędy. Ma to do siebie, że bywa nieobecny, chory i musimy go kontrolować.

W dodatku kontrolować w wielu miejscach (wiele kanałów). Absolutnie odpada.

Research narzędzia do publikacji social media

Trzeba to jakoś usprawnić. Rozpoczynam research za narzędziem, do którego będziemy mogli wrzucić wszystkie powstałe materiały i zaplanować je w czasie.

Trafiłem na dziesiątki narzędzi. Wiele z nich zrobiło bardzo dobre wrażenie. Tylko pojawił się ponownie problem.

Ich ograniczone możliwości w wersjach darmowych. Te, które spełniały oczekiwania były za drogie, jak na takie przedsięwzięcie. A nie do końca rozwiązywały problem. Nie można było publikować w okresie np. powyżej 8 miesięcy.

Oczywiście w przeliczeniu rocznym możliwych oszczędności, nadal opłacało się zakupić takie narzędzie. Obierając inny punkt widzenia, czy na pewno chcemy inwestować w takie narzędzie?

Patrząc na to przez pryzmat tego, czy musimy być w socjalach i tych naciąganych powodów. Oczywiście, że nie będziemy inwestować kilku tysięcy. Zdecydowanie nie wtedy, gdy nie możemy zaplanować tego na rok do przodu.

Automatyzujemy po swojemu

To bardzo ważne, aby narzędzia były dostosowane do naszych potrzeb, a nie nasze potrzeby do narzędzi.

Wiele osób o tym zapomina, a później walczy z narzędziami. To nie ułatwia im pracy, a tylko utrudnia.

Przegląd tego, co potrzebujemy do automatyzacji

Nasza automatyzacja ma opierać się na wrzucaniu contentu na firmowe  kanały social media.

Musimy więc zastanowić się, z czego składa się content na social media oraz w jaki sposób go przechowywać.

Z czego składa się content na social media

W przypadku naszej działalności składa się głównie z materiału graficznego. Może być pod postacią foto lub video.

Posty na kanałach social media często przyjmują również treść czyi opis. W przypadku kanałów takich jak Facebook oraz Instagram możemy również użyć hashtagi.

Podsumowując, content składa nam się z obrazka/video, opisu i hasztagów.

Gdzie będziemy przechowywać content

Teraz musimy pomyśleć, gdzie będziemy przechowywać nasz content?
Ważne jest, aby to miejsce posiadało wygodne narzędzie do zarządzania danymi oraz było tanie w utrzymaniu.

Miejsce to musi posiadać również API, co jest cholernie ważne. Jeżeli takie miejsce nie będzie go posiadało, to nie ma możliwości wykonać automatyzacji.

W mojej głowie od razu pojawiły się dwa rozwiązania. Technicznie trzy, jednak dwa miały dużo więcej plusów.

Zacznę od tego, które praktycznie od razu odpadło. Baza danych MySQL. Odpadła, bo jest mocno nerdowska i ciężko kogoś nietechnicznego wdrożyć w ten temat.

Drugim rozwiązaniem było narzędzie Airtable. Prawie idealne, jednak małym niuansem zostało odrzucone.

Trzecim i naszym zwycięzca jest Google Sheet (arkusze Google) dlaczego?
No właśnie przez ten niuans. Chyba każdy zna arkusze kalkulacyjne. A w dodatku nasza firma korzysta z rozwiązań Google Workspace. Przez co wszystkie osoby w firmie mają licencję na to oprogramowanie (w przypadku Airtable, musielibyśmy zakupić licencję).

No i Google Sheet ma API. Działa.

Budowa struktury bazy danych w arkuszu Google

Jak już wybrałem. Od razu rozkminka, w jaki sposób rozegrać ten temat. Ponownie bez zbędnego kombinowania.

Utworzona została struktura, kolejno kolumny: id, nazwa robocza, miejsce publikacji, link grafiki lub video, treść do opisu, data publikacji, godzina publikacji, alternatywne treści opisu, zatwierdzenie publikacji.

Zresztą na dole zamieszczę filmik wyjaśniający harmonogram publikacji na działającym organizmie.

Mamy bazkę, mamy idee, mamy grafikę. Co dalej?

Jak już idea została zaprojektowana, jak to ma działać. Czas na konsultację w zespole. Jak to wdrażamy do życia. I jak to bywa w naszej firmie. Szczera gadka, prosta piłka. Gram Konradowi swój koncert życzeń i dostaję równie prostą odpowiedź „No dobra, jebniemy”.

Tworzymy scenariusz automatyzacji dla harmonogramu publikacji

Napotkaliśmy kilka problemów. To jest całkiem normalne w projektach, serio. Wszystkie w przeciągu jednego dnia zostały rozwiązane. Automatyzacja zaczęła działać.

Ten pod rozdział, należy rozwinąć. Myślę, że jednak zrobię to w innym wpisie. Niemniej jednak ponownie na dole zamieszczę filmik przedstawiający gotowy schemat automatyzacji i jego, krótkie omówienie.

Automatyzacja działa, harmonogram pusty.

Super, mamy to. Automatyzacja działa.

Teraz kolej na uzupełnienie harmonogramu.

Wiesz co, wydawało mi się, że to będzie proste. Nie było.
Mamy grafiki, mamy miejsce, gdzie to udostępniać, ale brakuje nam contentu (opisów) i hasztagów.

Całe życie na researchu…

Sprawdzenie profili konkurencji, jakie używają #, żeby się zainspirować i wbić swoje prace. W międzyczasie powstaje baza hashtagów z branży, które są grupowane po typach prac, jakie posiadamy.

W swoich materiałach mamy projekty z grupy product packagingu – projektowania etykiet i opakowań. Projektu brandingowe produktów spożywczych, ale również firm i usług.

Znalazło się również parę pomniejszych…

Jak ten feed ma wyglądać

Dobrze, mamy gruby setki postów do opublikowania, może warto je poukładać jakoś logicznie (wyprzedzam pytanie, nie do końca się udało).

Wszystkie pliki wrzuciłem do Miro. Pisałem już, że to narzędzie mega kocur?
W nim ułożyłem sobie feed i zwizualizowałem jak będzie wyglądał.

Ostatecznie pozostało mi umieścić go w harmonogramie publikacji i… utworzyć content.

Tworzenie contentu do setek postów

Jak stworzyć content do setek postów? Sprawnie i szybko 🙂
A już na pewno od razu. Jeżeli rozbiję to na kilka dni, to dopadnie mnie… prokrastynacja, a następnie projekt umrze.

Aaa… bardzo ważne. W międzyczasie powstała strategia komunikacji w social media. Nie będę już edytował całego wpisu, żeby go tam umieścić i się o tym rozpisać. Po prostu powstała taka strategia, gdyż musiała.

Na podstawie strategi przystąpiłem do opisywania projektu, krótko i zwięźle. Na co patrzy obserwator. Tyle, serio wystarczy.

Focus!

Wyłączyłem telefon na jakieś bite 5 godzin i zrobiłem to! Dodałem content, opis, hashtagi. Wszystko. Okazało się, że mamy tyle pozycji, że do końca roku automatyzacja będzie postowała jedną treść dzień w dzień.

Bang! To działa!

Uruchomiliśmy scenariusz, już kolejny dzień z rzędu posty są dodawane, automatycznie. Oczywiście w trakcie pojawiły się małe tweaky, czyli dostrajanie i ulepszanie scenariusza. To jest normą w tego typu pracach.

Przemyślenie

Finalnie zaoszczędziliśmy już dziesiątki godzin pracy. Głupiej pracy, którą musiałby wykonać człowiek. Nudnej, żmudnej i jeszcze raz głupiej pracy.

Do takich zadań człowiek nie został stworzony.

Automatyzacja pozwala człowiekowi być kreatywnym, tym czym powinien się zajmować. Tworzeniem!

Pamiętaj, że automatyzacja w dzisiejszych czasach to nie kaprys, to nie coś, co fajnie by było mieć. A wymóg. Bez automatyzacji Twój biznes tylko traci. Być może, bez automatyzacji upadnie.

To fakt, że w yellowgray tworzymy przewagę technologiczną dzięki automatyzacji zadań i procesów.