Spójna i zautomatyzowana komunikacja z wykorzystaniem Espanso

Ten wpis wprowadzi Cię w historię, w jaki sposób przyśpieszyłem, zautomatyzowałem i uspójniłem swoją komunikację przy wykorzystaniu narzędzia Espanso.

Spójna i zautomatyzowana komunikacja z wykorzystaniem Espanso
Photo by Mathew Schwartz / Unsplash

Podsumowanie

Tak, podsumowanie pierwsze. Na samej górze, żebyś nie musiał czytać całego tekstu, jeżeli temat Cię nie będzie interesował. Szanujmy swój czas.

Ten wpis wprowadzi Cię w historię, w jaki sposób przyśpieszyłem, zautomatyzowałem i uspójniłem swoją komunikację przy wykorzystaniu narzędzia Espanso.

Pełna automatyzacja komunikacji ma swoje ciemne strony, do tego jest inna notatka, w której są moje przemyślenia dotyczące wysyłania wiadomości do innych osób. Można popłynąć z tym tematem.

Automatyzacja komunikacji - temat rzeka

Sama w sobie automatyzacja to temat rzeka. A automatyzacja komunikacji to bardzo niebezpieczny nurt w tej rzece. Może nas porwać i utopić.

Nie ma lekko, wchodzimy w ten temat. Będę patronem spraw beznadziejnych. Bierz pełnymi garściami.

Wszystko poniżej zostało rozkminione na podstawie moich własnych doświadczeń.

Problematyka

Wchodzimy na grubo, żeby dojść do rozwiązania.

Jako osoba, która rozwija biznes oraz ma na co dzień kontakt z klientami, zespołem. Zazwyczaj wysyła powtarzalne komunikaty. W kółko.

Jak pewnie sam działasz w podobnym temacie, wiesz, że na dziesiątki zapytań i kontaktów, wysyłane są te same odpowiedzi.

Jak prawie każdy, kto chce sobie chociaż trochę ułatwić pracę, tworzy sobie jakiś dokumencik tekstowy, w którym umieszcza fragmenty tekstu, a nie rzadko całe odpowiedzi na jakieś pytanie.

To już mamy połowę sukcesu, przynajmniej wiemy, jakie elementy tekstu się powtarzają.

W moim przypadku tych fragmentów tekstu i pełnych skryptów było tak dużo, że zaczęło mnie irytować przemieszczanie się po samym dokumencie i kopiowanie części z tych wiadomości.

Zadałem sobie pytanie "a nie da się tego jakoś przyautomatyzować??". Żeby oczywiście odzyskać trochę swojego czasu i zająć się czymś ciekawszym np. piciem kawy czy oglądanie głupot na rolkach.

Koncert życzeń

Wiem już, jaki jest problem, teraz należałoby spisać swoje marzenia i wymagania. Rozpoczynamy koncert życzeń.

Rozwiązanie ma być

  • przyjemne w użyciu, ma się dziać samo lub w sposób na kilka klików
  • ma nie zabierać dodatkowego czasu w codziennej pracy
  • ma nie kosztować miliony (najlepiej, jakby nie kosztowało wcale)
  • wdrożenie ma trwać nie dłużej niż dzień

Research

Znając problematykę musimy przeszukać trochę internetu.

Przepłynąłem połowę polskiego Googla, przebijając się przez dziesiątki gównianych rozwiązań, narzędzi i wygenerowanych do nich artykułów (tutaj kiedyś znajdzie się link do notatki o wygenerowanych gówno artykułach).

Trafiłem na narzędzia do automatyzacji marketingu, help desku i różnego rodzaju chat boty. Niektóre zrobiły na mnie duże wrażenie.

Problem w tym, że większość z nich to naprawdę obszerne kolubryny, których wdrożenie potrwa co najmniej z pół roku z wszelakimi dostrajaniami i analizą obecnych procesów.

W dodatku cena za te rozwiązania zazwyczaj nie jest niska.

Odbijając się od tematu do tematu, trafiłem na rozszerzenie do przeglądarki typu "text expander".

Mamy dwa elementy: wyzwalacz i tekst na podmianę. Wpisujemy :off i zamienia nam na Nie mogę teraz tego sprawdzić, zrobię to później.

Po kolejnych próbach różnych wtyczek, padło na Magical.

Ma fajny kreator, podpowiadajkę swoich "snippetów". Tak nazywają się te podmieniane fragmenty tekstu.

Gif pochodzi z getmagical.com

Git rozwiązanie! Proste i spełnia wszystkie moje wymagania, jest darmowe, przyjemne w użyciu, nie zabiera czasu.

Aleeee...

Po kilku tygodniach okazało się, że wtyczka do Chrome to mocne ograniczenie.

Fajnie, żeby narzędzie działało wszędzie, a nie tylko w przeglądarce. Niestety Magical funkcjonuje tylko wewnątrz przeglądarki.

Zmienna w koncert życzeń i powrót do researchu

Rozwiązanie musi dodatkowo działać w całym systemie operacyjnym (Windows).

Przebrnąłem przez kolejne kilka, kilkadziesiąt narzędzi. Tych płatnych i tych darmowych. Aż trafiłem na Espanso.

Espanso

Program prawie idealny. Prawie, bo nie ma fajnego interfejsu do dodawania swoich snippetów. Trzeba edytować jeden plik w formacie YAML.

Co dla osoby "z ulicy" może być lekkim utrudnieniem.

Dobra, ale jak to działa w praktyce

Super działa!

Wbijasz sobie raz do programu edytora tekstowego, dodajesz swoje snippety na poniższej zasadzie

  # Komunikacja: Aktualizacja informacji

  - trigger: "|wwdk"

    replace: "Wysłałem wiadomość do klienta"

  # Komunikacja: Klient poinformowany

  - trigger: "|akp"

    replace: "Klient poinformowany"
💡
Dość ważna uwaga, dla osób, które używają często znaku dwukropka :, taki jest ustawiony domyślnie w przykładzie, ale możecie sobie zmienić na dowolnie inny znak.

W moim przypadku jest to pipe -> | to jest pipe, taka pionowa kreska. Jako że nie piszę kodu na co dzień, to nie boli mnie użycie tego znaku. A jeżeli ty nie piszesz go wcale. Sprawa prosta, użyj pajpa.

Teraz za każdym razem, gdy na klawiaturze wpiszę |wwdk to zamieni mi to na Wysłałem wiadomość do klienta.

Bajera.

Obiekcje, które się pojawiły
"Jasne, będę zaciągał program tylko po to, żeby mi mały fragment zamieniło tekstu tak? CHYBA GŁUPI JESTEŚ" - pozdrawiam.

Patrz na to. Opierając się na przykładach, bo na tym najlepiej zaprezentować idee i działanie.

Wpisuję |zwdostepdoserwisow

Otrzymuję:

W trakcie naszych prac wymagamy, aby inne osoby i firmy nie prowadziły prac równoległych w systemie.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Nulla malesuada urna est.
Donec sodales sem eu scelerisque semper. In tincidunt posuere arcu eu commodo. Proin interdum convallis posuere.

Fusce auctor euismod sapien nec vulputate. Etiam sit amet erat gravida, scelerisque felis quis, hendrerit massa.
Phasellus libero sem, gravida ac tempor non, egestas vel velit. Praesent quis interdum eros. Praesent ultricies nisi massa, vitae interdum urna lobortis non.

Integer erat orci, bibendum sit amet velit eget, molestie molestie ante.
Donec finibus lacinia turpis non fermentum. Nunc a tortor placerat, interdum lacus vel, ullamcorper turpis. Maecenas feugiat lacinia rutrum.

Nulla fermentum elit tellus, in imperdiet eros maximus eu. Integer vitae nulla ac velit consequat malesuada sed eu lorem.
Nunc sit amet venenatis ipsum. Praesent non nulla eu libero fringilla gravida.
Etiam malesuada lorem et diam ultricies pharetra.

Suspendisse sollicitudin sed lectus sit amet tincidunt.
Mauris sit amet turpis sed massa sagittis dapibus sit amet quis purus. Donec ut ultricies lectus. Donec placerat scelerisque sapien, nec viverra arcu auctor ut.

Aenean quis arcu dolor. Nam sit amet odio vitae sapien gravida consequat. Sed ultricies bibendum nibh, non euismod lorem.

Curabitur ante elit, scelerisque sed laoreet tincidunt, aliquet a nulla. Curabitur egestas et augue vitae rutrum. Nam mattis lacus ac leo pretium, vel tristique ligula scelerisque.

Morbi viverra, eros sit amet posuere pellentesque, elit massa euismod tortor, id facilisis tellus nisl vitae nisi. Ut neque libero, sagittis ac augue vel, consequat pulvinar justo.
Orci varius natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Ut at dapibus felis.
Duis in auctor ipsum.

Teraz przelicz sobie, ile czasu zajmuje skopiowanie tej regułki lub też napisanie jej z palca? I porównaj do wklepania prostej komendy.

A czy pamiętasz o wszystkich rzeczach, które należy w takiej wiadomości umieścić?

Zapomnę te wszystkie skróty
Pewnie, że tak. Sam zapominam, bo mam ich przeszło 90.
Espanso ma świetne rozwiązanie na to. Wystarczy wcisnąć kombinację alt + spacja i otwiera się okno z wszystkimi snippetami.

Obraz pochodzi z espanso.org

Taka semi automatyzacja pozwoliła na spójną komunikację

Zastosowanie tej metody nie tylko pozwoliło na oszczędność czasu. Efektem ubocznym jest fakt, że za każdym razem wysyłam taką samą wiadomość.


Dlatego wszystko jest spójne, bo nie zapominamy "a jeszcze tego nie napisałem!".

Dla zaawansowanych snippetów, które posiadają zmienne np. cenę

Ostatecznie największe wrażenie zrobiło na mnie wsparcie przez formularz.

Chodzi o to, że jeżeli mamy fragment tekstu, w którym są zmienne. Dane, które należy podmienić np. cena usługi lub zakres usługi.

To możemy oznaczyć to w konfiguracji naszego snippetu. A podczas jego dodawania wyświetli nam się okienko do wyboru predefiniowanej wartości lub wpisania swojej własnej. Game changer!

Obraz pochodzi z espanso.org

Przemyślenie: Widzę, że na rynku jest nisza na nową usługę
Usługę typu 'mam problem, pokaż mi jakie narzędzia mam wykorzystać, żeby zaspokoić swoje problemy'.